Ik hou van productiviteitshacks. Niet zozeer omdat ik zo’n productiviteitsguru ben, maar meer omdat ik het idee heb dat ik daarmee (mijn eigenlijke probleem) uitstelgedrag kan tackelen. Is dat al gelukt tot dusver met alles wat ik al over productiviteit weet? Nope. Niet echt. Maar tóch blijf ik erover lezen, omdat ik het zo ongekend interessant vind.
Het boek van Rick Pastoor, hoog mannetje bij Blendle, stond dan ook al heel lang op mijn to-read-list. Het leek mij de bijbel van het productief en effectief werken. Let’s do this.
Grip, het geheim van slim werken
Het boek Grip gaat over hoe je met een strakke indeling je tijd nuttiger indeelt en tegelijkertijd zicht houdt op dat je tijd besteedt aan wat je belangrijk vindt. Een mooie boodschap. Het is makkelijker om geleefd te worden en te doen wat er verwacht wordt, helemaal als je in loondienst bent, dan om proactief aan de slag te gaan met tijd maken voor wat jij belangrijk vindt. Of dat nou een werkgerelateerd doel is of privé. We kennen allemaal het ‘brandjes blussen’ of dagen aaneengesloten meetings zonder doel. Grip helpt je afwegen wat nou echt belangrijk is, en leert je tijd te reserveren voor de dingen die echt impact maken. Stukje 80/20 regel.
Het boek is opgebouwd in drie delen: Grip op je week, waar je strak leert plannen en “je agenda als een buldog bewaakt”. Grip op je jaar, waar je in kaart brengt wat belangrijk voor je is. En Grip op je leven, een combinatie van algemene tips voor het leven. Zoals beter leren luisteren en strategisch denken. Alle tips die hij geeft, onderbouwt hij met praktijkvoorbeelden uit zijn eigen leven, of van mensen om hem heen. Dat maakt het boek erg toegankelijk en toepasbaar.
‘Het geheim’ waar Pastoor naar verwijst in zijn titel is echter niet zo simpel als het doet voorkomen. Het boek is een (overdacht) bij elkaar geraapt geheel van verschillende populaire technieken en methodes uit de productiviteitswereld. Zo is een groot deel gebaseerd op de basis van Getting Things Done van David Allen. Maar ook modellen zoals het kwadrant van Eisenhower, de 80/20 regel en eat that frog komen langs.
Ben ik nu rammend productief?
Helaas. Niet dat ik dit had verwacht overigens. Ik vond het boek voor mij veel herhaling omdat ik al lang geleden kennis had gemaakt met de verschillende methoden die hij aanhaalt. Pastoor verwijst daarnaast regelmatig naar dat je je systemen zo simpel mogelijk moet houden, maar ik vond zijn methode weinig simpel. Het boek is heel duidelijk een verslaglegging van de methode van iemand die dit voor zichzelf al jaren heeft verfijnd. Er staan ontzettend veel tips in die super waardevol zijn, maar niet alles zal bij je passen. Zo voelde het voor mij ook. Het heeft me zeker aan het denken gezet om mijn eigen systemen eens onder de loep te nemen. Ik durf er zelf weinig aan te tornen, omdat ik trouw ben aan wat ik nu heb, en dit tot dusver voor me werkt.
Mijn valkuil is dat ik mij regelmatig in nieuwe systemen stort en ze door de complexiteit ze me niet eigen worden en ze daarom snel verlaat. Ik heb al talloze keren gewerkt met verschillende apps op basis van verschillende systemen die ik wilde opzetten. Lijsten in Todoist, wunderlist toen dat nog niet door Microsoft was overgenomen, Google Keep, Trello, Asana. Weinig productivitytools zijn niet door mij uitgeprobeerd. Dit boek heeft deze zelfde potentie. Hoewel het voor de schrijver duidelijk is wat hij waar bewaart: zijn notities in Evernote, zijn doelen in Google Docs en zijn taken en lijstjes in een takenlijst, vond ik het als lezer best wel onduidelijk buiten de voorbeelden die hij gaf. Ik bleef met teveel vragen achter, waardoor ik weerstand voelde om ermee te starten.
Wat neem ik mee uit Grip?
Sommige dingen moet je vaker horen. Zo was het advies ‘bewaar niks in je hoofd’ eentje die ik nogmaals moest horen. Hoewel ik nog geen goedlopend systeem hiervoor heb, ben ik me er wel bewuster van dat ik geconcentreerder kan werken als ik afleidende ‘ik moet nog’ gedachten opschrijf.
Daarnaast vond ik de kijk van Pastoor op doelen inspirerend. Hij bedenkt in zijn week-review het eerst volgende kleine stapje dat hij kan zetten richting zijn doel. En dan bedoel ik écht kleine stapjes. Dingen die ik normaal als uitstelgedrag zag: een vriendin vragen welk tooltje zij gebruikt voor haar telefoon, die collega vragen voor een verwijzing, het aanvragen van een abonnement. Dingen die voor mij als vanzelf gaan en die soms maar 3 minuten kosten, rekende ik niet mee als vooruitgang.
Sinds ik Grip heb gelezen kijk ik op kleinere schaal: wat is de eerst volgende kleine stap die ik kan nemen wat bijdraagt aan mijn doel? Dat hoeft niet gelijk een heel nieuw blog schrijven te zijn, maar het kan zo simpel zijn als het bepalen van categorieën waarover ik kan schrijven. Op deze manier werk ik dagelijks aan mijn doelen, al zijn het maar kruimelstapjes.
Eindoordeel: overwhelming om in één keer te lezen; meer een naslagwerk.
Normaal smul ik van dit soort boeken maar Grip was voor mij vooral verstikkend en overwhelming. Hoewel Pastoor er voor waarschuwde dat het slechts lijkt alsof je op deze manier weinig ruimte houdt voor flow en dat je het vooral echt moet proberen, ging er door de hoeveelheid processen bij mij een keiharde rem op. Het is veel. Echt veel. En ik krijg het benauwd als ik zo rigide moet gaan plannen. Ik wil ruimte houden voor creativiteit, spontaniteit. Wat je volgens Pastoor óók moet inplannen.
Hoewel ik niet twijfel over de waarde die er in zit, al is het maar omdat het een toegankelijke samenvatting is van alle grote productiviteitsboeken die je kunt vinden, zie ik het boek meer als een naslagwerk dan een boek wat lekker wegleest. Ik heb het op mijn e-reader gelezen en ik zou het als naslagwerk liever fysiek in huis hebben. Zodat je af en toe kunt bladeren om wat tips erbij te pakken op bijvoorbeeld het gebied van doelen stellen, plannen of week- en jaarreviews.
Ben je op zoek naar handige tips om je leven te verrijken en productiever te worden? Dan is dit zeker een aanrader. Daarbij zou ik je wel adviseren om het in stukjes te lezen en het boek als een naslagwerk te benaderen. Zo kun je de tips direct op kleine schaal toe passen, en neem je alleen tot je waar je op dat moment tegenaan loopt.
Ben je al bekend met de theorie van de grote namen zoals David Allen en Steven Covey (Seven Habits of Highly Effective People)? Dan zou ik het boek overslaan. Dan is het echt teveel herhaling. (Tenzij je daar dus precies naar op zoek bent.)